Cara Penggunaan PowerPoint

Cara Menggunakan Microsoft POWERPOINT

Telah kita ketahui bersama bahwa Microsoft "POWERPOINT"  merupakan salah satu program aplikasi yang cukup handal dan profesional untuk membuat presentasi. Fasilitas pada Microsoft PowerPoint juga sangat lengkap jika dibandingkan dengan program aplikasi lainnya. Kelengkapan fitur dan fasilitas membuat user merasa nyaman saat menggunakannya.

Untuk selengkapnya mari kita bahas Microsoft "POWERPOINT"  di bawah ini.

Dasar-dasar Penggunaan "POWERPOINT

Dasar-dasar penggunaan Microsoft PowerPoint 2007 sama dengan aplikasi program office yang lain, baik secara penyimpanan maupun cara membuka filenya. Hanya saja, dalam pembuatan sebuah presentasi ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Misalnya, mempersiapkan layout presentasi.

1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.

2. Membuat Presentasi

Slide pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara default, saat program Microsoft PowerPoint 2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara otomatis tampil kotak judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik kotak "Click to add title", lalu ketikan judul presentasi, misalnya "COMPANY PROFILE IMPROVE COMPUTER" (maaf nich nama usaha kecil2an punyaku... he hee...). Trus.., pada sub-title alamat perusahaan, misal: Jl. Kelir-Manyaran No.012, Manyaran KM.02.

1.      Membuat dan Mengedit Teks.

Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada group Text> klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang dituliskan tidak sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan diedit.

2.    Menggunakan Outline

Outline adalah bagian dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang terletak di sisi kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah dengan mengklik tab Outline yang terletak di bawah Ribbon. Pada outline akan ditampilkan objek atau teks yang menjadi bagian slide aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui outline dengan cara seleksi teks pada ourline baru kemudian mengedit teks.

3.    Membuat catatan

Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area "Click to Add Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan ditambahkan.

4.       Menyimpan File Presentasi

Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point Presentationdi bagian Save as Type, dan akhiri dengan mengklik Save.

5.       Mengatur Desain Presentasi

Untuk mempercantik presentasi, anda bisa menambahkan desain yang menjadi bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes pilih salah satu desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain, klik Slide yang akan dipilih akan ditampilkan pada halaman kanvas.

6.       Mengatur Format teks

Format teks yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran, jenis font, warna teks dan sebagainya. Untuk mengatur format teks, seleksi teks dan gunakan Group Font dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu icon untuk mengatur format teks.

a.       Menggunakan Kotak Dialog Font

b.       Menggunakan Bullet and Numbering

c.        Untuk menambahkanBullet atau Numbering, gunakan cara di bawah ini:

1.       Seleksi bagian yang akan ditambah bullet atau numbering.

2.       Pilih Ribbon Home> Bullet> atau Numbering pada Group Paragraph.

3.       Pilih bentuk bullet atau numbering yang diinginkan.

7.       Teknik Penggunaan Warna

Selain teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna (atau biasa disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi yang disajikan. Cara mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih warna dengan mengklik Color pada Group Themes.

8.    Mengubah Warna Background

Jika kurang menyukai warna Background theme, anda bisa mengubahnya melalui Ribbon Design dan memilih Background Style pada Group Background. Akan muncul berbagai warna Background, anda bisa juga mengubah style Background secara manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style.

9.       Menggunakan Master Presentasi

Master Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di dalamnya teks, objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat master presentasi, pilih Ribbon View. Pada group Presentase Views, pilih Slide Master, lalu  ketik teks yang diinginkan.

10.  Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound

Dalam presentasi, penambahan tabel, Gambar, Video dan Sound akan memberikan nilai plus tersendiri.

 

Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Tabble>Insert Table dan tentukan jumlah baris dan kolom. Kemudian masukkan data yang dibutuhkan.

-          Mengatur Format Tabel

Untuk memodifikasi tabel, aktifkan tabel dan pilih ribbon Layout. Lanjutkan dengan mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk mengetahui lebih jauh fungsi tool dari menu layout yang digunakan, baca keterangan berikut:

·         Selecti: untuk menyeleksi bagian tabel yang diinginkan.

·         View Gridlinesi: untuk menampilkan/menyembunyikan garis bantu Gridlines.

·         Delete: untuk menghapus bagian tabel yang diseleksi.

·         Insert Above: untuk menyisipkan baris ke atas.

·         Insert Bellow: untuk menyisipkan baris ke bawah.

·         Insert Left: untuk menyisipkan kolom ke kiri.

·         Insert Righ: untuk menyisipkan kolom ke kanan.

·         Merge Cells: untuk menggabungkan cell yang diseleksi.

·         Split Cells: untuk membagi sel menjadi beberapa bagian.

·         Table Row Height: untuk mengatur tinggi baris.

·         Table Column Widdth: untuk mengatur lebar kolom.

·         Distribute Rows Height: untuk menyamakan tinggi baris.

·         Distribute Rows Widht: untuk menyamakan lebar kolom.

·         Left: untuk meratakan teks ke sisi kiri sel.

·         Center: untuk meratakan teks ke sisi tengah sel.

·         Right: untuk meratakan teks ke sisi kanan sel.

·         Align Top: untuk meratakan teks ke bagian atas sel.

·         Center Vertically: untuk meratakan teks ke bagian tengah sel.

·         Align Bottom: untuk meratakan teks ke bagian bawah sel.

·         Text Direction: untuk memutar teks dengan sudut putaran tertentu.

·         Cells Margin: untk mengatur batas atas, kiri, kanan dan bawah teks pada sel.

- Mengatur desain tabel

Anda juga dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel. Fungsi tool dari Ribbon Design sebagai berikut:

·         Header Row: untuk menambahkan arsiran pada baris pertama tabel.

·         Total Row: untuk menambahkan arsiran pada baris terakhir tabel.

·         Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada baris tabel.

·         First Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom pertama tabel.

·         Last Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom terakhir tabel.

·         Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada kolom tabel.

·         Tables styles: untuk mengubah style tabel.

·         Shading: untuk menambahkan arsiran warna bagian tabel.

·         Outside Border: untuk menambahkan garis border tabel.

·         Effect: untuk menambahkan efek emboss/bevel pada sel tabel.

·         Quick Style: untuk menambahkan variasi word art pada teks tabel.

·         Teks Fill: untuk menambahkan variasi warna teks.

·         Text Outline: untuk menambahkan variasi garis luar teks.

·         Text Effect: untuk menambahkanvariasi effect teks.

·         Pen Style: untuk mengubah style garis tabel.

·         Pen Weight: untuk mengubah tebal garis tabel.

·         Pen color: untuk mengubah warna garis tabel.

·         Draw table: untuk mengaktifkan pen tabel.

·         Eraser: untuk menghapus format tabel.

-          Menggunakan Gambar

Penambahan obyek gambar  merupakan salah satu komponen pendukung dalam penyajian presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan direktori file image yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk mengakhiri.

*Menggunakan Grid dan Drawing Guides

Grid dan Guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi sesuai keinginan. Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar kerja dan pilih Grid dan Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.

*Membuat album Photo

Anda juga bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007 menggunakan langkah sebagai berikut:

1.    Pilih Ribbon Insert.

2.    Pada group Illustration pilih Photo Album> menu New photo album.

3.    Tentukan direktori file image yang akan dijadikan album dengan klik File/Disk.

4.    Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan 5 untuk menambahkan file image atau foto lain)

5.    Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan ukuran slide.

6.    Setelah selesai klik Create.

7.    Klik Slide pertama, lalu tambahkan teks.

c. Menggunakan Video dan Sound

Objek gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.

*Menambahkan file video

Caranya: pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah satu sumber file movie

·         Movie from file: digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.

·         Movie from Clip Organizer: digunakan untuk memilih file video dari Clip Organizer pada task panes Clip Art. Objek movie yang diklik akan tampil pada bidang kanvas.

*Menambahkan Sound

Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut:

1. Pilih Ribbon Insert.

2. Pada group Illustration pilih Sound.

3. Pilih salah satu sumber file sound:

·         Sound from file: untuk memilih file sound dari direktori lain.

·         Sound from Clip Organizer: untuk memilih file sound dari Clip Organizer.

·         Play CD Auto Track: untuk memilih file sound dari CD.

·         Record Sound: untuk memilih file sound yang merupakan hasil rekaman.

Slide yang ditambah sound akan ditandai speaker. Anda bisa memindahkan simbol speaker tersebut pada posisi yang di inginkan.

*Menggunakan Efek Dalam Presentasi

Menyajikan presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan utama seorang presenter agar audens tidak merasa bosan, tetapi merasa nyaman. Salah satu sajian menarik dalam presentasi adalah penambahan efek.

1. Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi dilakukan dengan cara berikut:

a.       Aktifkan atu tampilkan slide yang akan ditambah animasi.

b.       Pilih Ribbon Animation, pilih Animate pada group Animation.

Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan ditampilkan pada lembar kerja. Untuk mengulang tampilan animasi klik Preview tool.

2. Mengatur Setting Animasi: pengaturan setting animasi diperlukan untuk menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk mengatur setting animasi, lakukan tahapan sebagai berikut:

a.       Pilih Ribbon Animation.

b.       Pada group Animation pilih Custom animation untuk menampilkan task panes Custom animation di sisi kanan lembar kerja.

Pada task panes Custom animation terdapat menu sebagai berikut:

·         Change/Add Effect: untuk mengubah atau menambahkan animasi pada objek slide yang diseleksi.

·         Remove: untuk menghapus animasi dengan mengklik nomor animasi pada presentasi lalu klik Remove.

·         Start: untuk menampilkan objek menjadi slide presentasi, klik mouse. Ada 3 pilihan untuk menampilkan objek yaituOn Click (untuk menampilkan objek dengan mengklik mouse), With Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi presentasi secara bersamaan) dan After Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi bagian presentasi satu persatu)

·         Direction: untuk menampilkan objek dari arah tertentu.

·         Speed: untuk mengatur kecepatan animasi setiap objek.

1.    Menggunakan efek transisi

Efek transisi adalah sefek pergantian slide menggunakan group Transition to this slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menembahkan efek transisi, caranya sebagai berikut:

a.       Pilih Ribbon Animation.

b.    Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah pada group Transition to This Slide. 

c.     Pilih bentuk transisi untuk ditampilkan pada lembar kerja.

d.    Gunakan efek transisi suara dibagian Transition Sound.

e.    Atur kecepatan transisi pada Transition Speed.

f.     Klik Apply to All untuk menerapkan efek transisi pada semua slide presentasi.

g.    Hilangkan tanda centang pada On Mouse Click jika anda ingin menampilkan efek transisi tanpa harus melakukan klik.
h. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian Automatically after.

2.       Membuat Hyperlink

Hyperlink digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide yang lain. Dapat juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan file presentasi yang lain. Cara menggunakannya sebagai berikut:

a.     Seleksi bagian slide yang akan ditambah hyperlink

b.    Pilih Ribbon Insert pada group Links pilih Hyperlink.

c.     Jika ingin membuat Hyperlink ke file presentasi lain, pilih direktori dan nama file yang akan dijadikan tujuan pada Look In, lalu klik OK.
Jika ingin membuat hyperlink ke slide lain yang masih ada dalam satu file presentasi yang sama, klik tombol Bookmark. Setelah itu, pilih nama slide yang akan dijadikan link tujuan anda.

3.       Menggunakan perintah action.

4.    Hampir sama dengan fungsi dan penggunaan hyperlink, action juga bisa digunakan untuk membuat hubungan antara slide satu dengan slide yang lain, serta hubungan antara file presentasi satu dengan file presentasi lain. Namun begitu, action di sini bisa digunakan untuk menghubungkan file presentasi anda dengan file dari program aplikasi lain. Biasanya action pada PowerPoint berupa objek tombol. Dengan begitu anda harus membuat tombol terlebih dahulu, baru kemudian dapat membuat sebuah action. Cara membuat tombol sebagai berikut.

a.     Pilih Ribbon Insert, pada group Illustration> Shape.

b.    Pilih salah satu bentuk tombol pada kategori Action Button.

c.     Buat tombol pada lembar kerja.

d.    Pilih action yang diinginkan. Hyperlink to (untuk membuat action berupa hyperlink ke slide lain atau file presentasi lain).Run Program (untuk mengaktifkan file dari program aplikasi lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau Microsoft Word 2007.

Membuat Dan Menjalankan Slide Show 

Penambahan Slide Show semakin menangguhkan PowerPoint sebagai salah satu program terbaik untuk presentasi. Untuk menambahkan Slide Show, anda bisa memanfaatkan Ribbon Slide Show.

a.       Mempersiapkan Slide Show

Tahap pertama pembuatan Slide Show adalah mempersiapkan slide yang akan disajikan dengan memilih From Beginningatau Current Slide Show pada group Start Slide Show. Jika ingin menyajikan slide secara berurutan, anda bisa menggunakan langkah sebagai berikut:

1.       Pilih Ribbon Slide Show.

2.       Pada group Start Slide Show> Custom Slide Show> Custom Show, lalu klik New.

3.       Akan muncuil kotak dialog Define Custom Show. Kemudian ketikkan nama yang anda inginkan pada "Slide Show Name

4.       Pada bagian Slides in presentation, pilih slide yang akan disajikan pertama kali.

5.       Klik tobol Add.

6.       Pilihan yang diklik akan berpindah ke kotak dialog Slide in custom show.

7.       Setelah selesai mengurutkan klik OK.

8.   Klok close untuk kembali ke lembar kerja presentasi. Atau klik show untuk menampilkan pengaturan slide show. 

9.  Untuk menampilkan Custom show yang sudah dibuat, pilih Ribbon Slide Show, pilih Custom Slide Show, pilih nama custom show yang diinginkan.

Pilih Print dan lakukan pengaturan setting pencetakan sebagai berikut:

·         Name: digunakan untuk memilih nama printer.

·         Print range: digunakan untuk memilih slide/handout yang akan dicetak.

·   Print What: digunakan untukmenentukan bentuk atau layout pencetakan. Pilih Slide (untuk mencetak slide), pilihNote Pages (untuk mencetak notes), atau pilih handout (untuk mencetak handout).

Klik Preview untuk menampilkan hasil akhir handhout